В рамках нашей встречи вы сможете получить ответ на вопрос: "Для чего необходимо рекомендательное пиcьмо?". Мы с вами обсудим правила, которые помогут составить успешное рекомендательно письмо. Рассмотрим примеры рекомендательных писем при устройстве на работу, для получения образования и для получения гранта.

Основные вопросы встречи следующие:

1. Для чего нужно рекомендательное письмо?
2. Структура рекомендательного письма
3. Рекомендательные письма при устройстве на работу
4. Рекомендательные письма для получения стипендии на образовании в другой стране
5. Рекомендательные письма для получения финансирования (гранта) под проект
6. Активный словарь для написания рекомендательного письма
7. Примеры рекомендательных писем
8. Обзор ресурсов по написанию рекомендательных писем, поиску работы, получению образования и фондам-грантодателям

Для чего нужно рекомендательное письмо?

• Рекомендации – пока еще достаточно нетрадиционная форма документов при трудоустройстве. Поэтому, имея рекомендации, Вы будете выгодно отличаться от своих конкурентов.
• Рекомендации Ваших бывших руководителей вселяют в работодателя уверенность в том, что он не ошибается, принимая Вас на работу.
• Наличие рекомендаций говорит о Ваших хороших отношениях с прошлым руководством и позволяет надеяться, что такими же они будут и с будущим руководством.
• Имея рекомендации, Вы будете избавлены от необходимости себя расхваливать. За Вас это сделают Ваши бывшие руководители.
• В рекомендательных письмах руководители, как правило, характеризуют своих бывших работников только с положительной стороны.
• Работодатели, как правило, не наводят справки о кандидатах в тех организациях, откуда представлены рекомендации.
• Рекомендации с прошлых мест работы или учебы – существенно повысят Ваши шансы устроиться на работу.

Как показывает практика, в большинстве случаев рекомендательные письма составляются самими работниками, а работодатели лишь подписывают бумагу. Большинство рекомендателей испытывает затруднения при составлении таких писем или просто не хотят тратить свое драгоценное время. Вы можете вручить им свой черновой вариант или уже готовое, написанное письмо для проверки и подписи. Опытные менеджеры по персоналу прекрасно осведомлены о такой практике и часто относятся к рекомендации как к дополнительному средству проверки компетентности, грамотности и опытности соискателя вакансии. Поэтому к составлению рекомендательного письма нужно отнестись не менее серьезно, чем к сочинению резюме, или CV, как его еще называют.

Рекомендательное письмо – это деловое письмо, и на него распространяются все правила составления и оформления деловых документов. Письмо должно быть удобочитаемым, аккуратно и грамотно написанным, оформление - строгим.

Рекомендательное письмо должно быть напечатано на фирменном бланке, если это не рекомендация от частного лица, и заверено печатью фирмы. Не забудьте также о подписи должностного лица (не ниже начальника отдела). Обращение к адресату обычно отсутствует, рекомендация универсальна и может предъявляться где угодно по желанию соискателя.
Абсолютно недостаточно, если в нем будет написано только то, какой Вы хороший и обаятельный человек (душа компании, любимец коллектива, морально устойчив и т.п.). Отметить умение работать в команде не помешает, но гораздо важнее описать конкретную работу, которую Вы выполняли. В рекомендательном письме должны быть указаны Ваши задачи и обязанности, перечислены проекты, к разработке которых Вы имели отношение, отмечена Ваша роль в них. Естественно, должна присутствовать и оценка работы Вашими бывшими руководителями (разумеется, положительная).

Только не переусердствуйте с хвалебными одами в свою честь! Психологи установили, что рекомендательные письма дают более благоприятные результаты, если среди позитивных характеристик содержат и одно-два критических замечания относительно кандидата на какую-либо важную должность. Таким образом создается видимость объективности.

Вверх

Структура рекомендательного письма

Традиционно составленное рекомендательное письмо сотрудника компании должно состоять из следующих пунктов:

1. Название документа: «Рекомендательное письмо»
2. Подтверждение факта работы человека в компании: ФИО, период работы в данной организации, занимаемая в этот период времени должность (или их поочередная смена), краткое описание обязанностей
3. Краткая характеристика деловых качеств и успехов работника за указанный период времени
4. Причины ухода из компании
5. Рекомендации: краткое впечатление о результатах трудовой деятельности работника, о его способностях к дальнейшему профессиональному росту
6. Должность, ФИО того, кто подписывает рекомендательное письмо. Желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей
7. Печать и подпись

Вверх

Что учесть в рекомендательном письме для устройства на работу?

Основная часть письма должна быть очень краткой, но ясно и четко характеризующей человека. Не надо писать общих фраз, которые подходят любому человеку и не вызывают доверия, например: «Г-н Иванов – надежный сотрудник, на которого можно положиться». Ведь работодателю нужны конкретные факты, примеры деятельности претендента, которые показывают, что он действительно достоин того, чего добивается. Поэтому лучше написать так: «За все время, которое г-н Иванов работал в нашей компании, он ни разу не болел, никогда не опаздывал на работу и деловые встречи и всегда выполнял поставленные задачи в указанный срок».

Желательно, чтобы вся рекомендация поместилась на одну страницу, там же находилась печать и подпись. Если письмо составлено на иностранном языке, то будет лучше, если окончательный вариант рекомендации проверит человек – носитель языка.

Вверх

Рекомендательное письмо для абитуриентов

Все престижные университеты хотят как можно лучше узнать абитуриентов, разобраться в их интересах, задатках, характере и человеческих качествах. С этой целью приемные комиссии подробно рассматривают список изученных предметов, оценки и эссе, а также рекомендательные письма поступающих. Когда абитуриенты подают документы в высшие учебные заведения Америки, они должны предоставить как минимум два рекомендательных письма от преподавателей (профессоров), которые честно оценят их способности и творческий потенциал как будущих студентов. Эти письма играют важную роль в принятии решения о зачислении. Поэтому очень важно предоставить приемной комиссии какую-либо полезную информацию. Постарайтесь выбрать несколько хорошо знающих вас людей с ученой степенью (профессора, доктора наук, кандидаты наук). Если среди них есть человек известный в научном мире, обязательно включите его в этот список. Его рекомендация может обеспечить свободное поступление в выбранный университет.

Обычно университеты требуют прислать 2 или 3 рекомендации. Остановите свой выбор на трех профессорах, которые могли бы описать ваши основные положительные стороны. Если вы давно окончили институт и, вас никто не помнит, обратитесь на выпускающую кафедру с просьбой получить рекомендации от других людей.

Прежде всего, тот, кто Вас рекомендует, должен написать о том, кто Вы и чем занимаетесь, а также о себе и своих контактах с Вами. После прочтения первого абзаца у читающих должно возникнуть общее представление о Вашей деятельности и социальном статусе.

Основной частью рекомендательного письма является подробное описание Ваших лучших качеств, предпочтений, способностей и характера. У приемной комиссии в этот момент формируется мнение о том, что Вы за человек, и каковы Ваши личностные ориентиры. Далее стоит написать о Вашей прекрасной успеваемости, успешно завершенных проектах, лидерском потенциале.

В заключительной части рекомендации должно быть сказано о том, что Вы прекрасно подходите к выбранной программе, будете одним из лучших студентов и после окончания добьетесь значительных успехов в изученной сфере деятельности.

Очень важно не просто перечислить Ваши характеристики, но и подкрепить их весомыми аргументами, например: «Студентка Н своей упорной работой над созданием университетского альманаха и успешной организацией международной конференции молодых ученых-экономистов продемонстрировала не только организаторские способности, но и выдающиеся лидерские качества, необходимые для успеха в высшей школе бизнеса».

Составьте список положительных качеств, о которых вы хотели бы рассказать. Вот основные категории оценки:

• интеллектуальные способности;
• трудолюбие;
• изобретательность;
• инициативность;
• адаптация к новой ситуации;
• способности к преподаванию;
• знания в данной области;
• серьезность намерений;
• качества лидера.

Вспомните о достижениях, где проявились эти качества. Каждая рекомендация должна содержать хотя бы одно восторженное замечание.

Рекомендация будет включать в себя:

• указание на то, сколько времени знает вас рекомендующий по учебе или совместной работе;
• примерное сравнение вашей работы с работой коллег в той же области;
• указание на ваши сильные стороны;
• ваш рейтинг в классе, на факультете или в вузе;
• оценка вашего исследовательского опыта и способностей.

Для каждого автора составьте список качеств, которые вы бы хотели увидеть в его рекомендательном письме. Укажите события из жизни, которые он мог бы упомянуть для подтверждения этих положительных качеств. При составлении списков учитывайте, что у членов приемной комиссии должно сложиться целостное впечатление. Все рекомендательные письма должны по-разному характеризовать одного и того же человека.

Напишите рекомендации сами, лучше вас этого все равно никто не сделает. Как уже было отмечено, большинство рекомендателей испытывают затруднения при составлении таких писем. Вы можете вручить им свой черновой вариант. Пусть они что-то добавят или исправят. Также лучше, если окончательные варианты рекомендаций проверит человек, для которого английский язык является родным.

Обязательно добейтесь, чтобы рекомендующий вернул вам подписанное письмо (незапечатанное). Это необходимо, чтобы убедиться в отсутствии отрицательных характеристик. Можно также попросить его также расписаться на конверте, так чтобы подпись проходила по месту склеивания. Большинство университетов требует, чтобы человек, дающий рекомендацию, поместил ее в заклеенный конверт и поставил свою подпись на склейке, так как предполагается, что студенты не должны видеть рекомендательные письма.

Помните, что важно качество предоставленной информации, а не количество слов. Каждая фраза должна быть осмысленной. Не включайте в рекомендации то, что не имеет непосредственного отношения к поступлению по определенной программе.
Оформляться рекомендация может как письмо (лучше на фирменном бланке, если ее дает работник фирмы) только без адресата: вверху имя автора рекомендации (должность и название организации, если он дает ее как ее работник), адрес, телефон, далее заглавие "Recommendation for …" (можно также указать название программы), после чего - текст самой рекомендации; за ним имя (и должность, если на бланке) и подпись автора, затем - дата, которая может также быть помещена после контактной информации.

Вверх

Рекомендательные письма для получения финансирования (гранта) под проект

Для того, чтобы оформить заявку на получение гранта, также необходимо составление рекомендательных писем. Здесь они называются «письмами поддержки». Данные письма составляются в трех случаях:

1. Если проект связан с дистанционным обучением
2. Письма от волонтеров, которые участвуют в создании проекта
3. Письма поддержки от организаций или частных лиц, которые предоставляют участникам проекта помещение, компьютер, периферийные устройства и другое оборудование

Структура вышеуказанных писем такова:

1. Если проект связан с дистанционным обучением:

Здесь нужно обязательно указать каким образом данный проект будет реализовываться на базе учреждения или организации, которая предоставляет это письмо (например, на базе ВУЗа). Также должно быть показано, что данная организация заитересована в создании и развитии этого ресурса. Могут быть указаны конкретные люди, которые будут поддерживать, развивать и использовать данный проект после его создания.

2. Письма от волонтеров:

Составляются в произвольной форме. Здесь допустима эмоциональная окраска. Будет предпочтительно, если человек, от имени которого составляется письмо, подробно напишет, почему он согласен участвовать в создании этого проекта. Если на один проект подаются несколько писем от волонтеров, то желательно, чтобы их содержание было разным по стилю.

4. Письма поддержки от организаций или частных лиц, которые предоставляют участникам проекта помещение, компьютер, периферийные устройства и другое оборудование:

К этому типу письма предъявляются самые строгие требования. Здесь всегда указываются реквизиты предприятия, печать, подпись. Желательно, чтобы само письмо было написано на бланке предприятия. Кроме всего прочего, обязательно должны быть расписаны все пункты по услугам, которые предоставляются этой организацией, а именно, если предоставляется помещение, то должно быть указано, где оно расположено и какую площадь занимает. Если речь идет о предоставлении в аренду компьютеров или другой техники, нужно указать их характеристики и возможности.

Допускаются письма поддержки от индивидуальных людей, общественных организаций, прессы. Важно только, чтобы эти лица и организации были достаточно известными или престижными. При этом обязательно наличие контактных координат этого человека или организации. Это говорит о том, что человек открыт, честен и не боится обратной связи.

В заключении, нужно сказать, что строгая форма письма существует только для тех писем поддержки, которые предоставляют денежную помощь или то, что выражается в денежном эквиваленте.

Вверх

Активный словарь для написания рекомендательного письма

Вверх

Примеры рекомендательных писем

Примеры писем представлены в формате MS Word. Специальное оформление не используется.

1. Пример 1
2. Пример 2
3. Пример 3
4. Пример 4
5. Пример 5

Вверх

Полезные ссылки
http://www.abusinessresource.com/Business_Resources/
http://www.ohiou.edu/careers/refer.htm
http://www.earlham.edu/~career/writing/samplet3.html
http://www.boxfreeconcepts.com/magicmill/createletter.html
http://letter-of-recommendation.com/index2.htm

Вверх

Материал подготовлен:
Ирина Ердякова